Retenção de dados de ponto: por quanto tempo guardar (e como)

Por que a retenção importa

O registro de ponto é uma prova essencial no contexto trabalhista. Em situações de reclamatórias trabalhistas ou em fiscalizações, os arquivos de ponto armazenados são fundamentais para sustentar a jornada de trabalho dos colaboradores. Descartar esses registros de forma prematura pode significar abrir mão de uma defesa robusta. Por outro lado, a falta de organização nos dados pode resultar em dificuldades na hora de localizar informações cruciais. Portanto, a retenção de dados de ponto não é apenas uma questão de conformidade legal, mas também uma estratégia de proteção da empresa.

Qual o prazo de retenção dos registros de ponto?

A legislação trabalhista brasileira não estabelece um prazo único e fixo para a retenção dos registros de ponto. O prazo pode variar conforme o dispositivo legal aplicável. Por exemplo, a Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) determina que os registros de ponto devem ser mantidos por, no mínimo, cinco anos, conforme o artigo 11 da Lei 13.467/2017. Contudo, é fundamental que as empresas consultem o portal do Ministério do Trabalho e Emprego para verificar atualizações e orientações específicas. Em caso de dúvidas, é sempre prudente buscar a orientação de um advogado especializado em direito trabalhista.

Retenção sob a LGPD

A Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) impõe diretrizes rigorosas sobre a retenção de dados pessoais. De acordo com o artigo 9º da LGPD, os dados pessoais devem ser mantidos apenas pelo tempo necessário para cumprir a finalidade para a qual foram coletados. Assim, a retenção dos registros de ponto deve estar alinhada com essa norma. É legítimo reter os dados pelo prazo legal, mas guardar informações indefinidamente, sem justificativa, pode ser considerado uma violação ao princípio da necessidade. Portanto, as empresas devem ter uma política de retenção e eliminação de dados bem documentada, que contemple não apenas o cumprimento da legislação trabalhista, mas também a conformidade com a LGPD.

A regra de ouro na troca de sistema

Um aspecto crucial a ser considerado durante a migração de sistemas de controle de ponto é a preservação do histórico de registros. Independentemente do prazo de retenção, é essencial que, antes de encerrar o contrato com um fornecedor, a empresa realize a exportação dos arquivos AFD (Arquivo Fonte de Dados), AEJ (Arquivo Eletrônico de Jornada) e espelhos de ponto. A falta desses dados pode tornar o histórico inacessível, e a responsabilidade pela manutenção desses registros continua sendo da empresa. Portanto, essa prática não deve ser negligenciada para garantir a continuidade da conformidade legal e a proteção dos direitos trabalhistas.

Como um sistema de ponto resolve a questão

Adotar um sistema de Registro Eletrônico de Ponto (REP-P) é uma solução eficaz para garantir que as regras de retenção e organização dos dados sejam cumpridas. Um sistema REP-P deve ser capaz de gerar o arquivo AFD, conforme exigido pela Portaria MTE 671/2021, além de aplicar automaticamente as regras relacionadas à jornada de trabalho, como tolerância, intervalos, horas extras, adicional noturno e banco de horas. A TiqueTaque é uma plataforma brasileira que oferece essas funcionalidades, permitindo que o registro de ponto seja feito via aplicativo, dispositivos e web, com apuração de jornada e geração de AFD. Essa ferramenta transforma a teoria em prática auditável, facilitando a gestão de dados e a conformidade com as normas trabalhistas.

Resumo

As empresas devem guardar os registros de ponto pelo prazo legal estipulado, que pode variar conforme a legislação aplicável. É fundamental eliminar os dados quando não forem mais necessários, em conformidade com a LGPD, e garantir a exportação dos arquivos AFD, AEJ e espelhos ao trocar de sistema. A retenção organizada e a adoção de um sistema confiável são essenciais para garantir a defesa da empresa em eventuais disputas trabalhistas.

Perguntas frequentes